Le succès d'un tournoi de golf réside en grande partie dans la préparation de celui-ci. Afin de vous seconder dans l'organisation de votre événement nous vous proposons cet aide-mémoire. La première étape dans l'organisation d'un tournoi de golf est de vérifier la disponibilité de la date qui vous intéresse. Dès que celle-ci est confirmée, vous pouvez passer aux étapes suivantes:

1. Après avois pris connaissance de la tarification, des règlements et politiques du club, signez le contrat qui sera préparé pour vous et remetez le dépôt demandé afin de confirmer votre réservation.

2. Établissez le genre de tournoi que vous désirez organiser:

• Le nombre maximum et minimum de personnes pour le golf, le brunch et le souper ainsi que le nombre de voiturettes requises.
• Selon le nombre de personnes pour le golf, établissez la formule des départs:départs simultanés, départs entre-croisés (cross-over), départs consécutifs.
• La formule du tournoi:partie individuelle, las vegas, etc...
• Informez-vous des règlements du terrain, de tenue vestimentaire et commandite extérieure.
• Informez-vous des politiques du club en matière de tarification, de modalités de paiement.

3. Si vous désirez organiser des activités et des concours lors de votre tournoi:

• Déterminez les activités et la nature de vos concours.
• Sélectionnez les emplacements physiques des activités et concours sur le parcours.
• Assurez-vous d'avoir le support technique requis pour l'installation de vos affiches pour vos activités et vos concours et pour accueillir vos invités à la table d'inscription.
• Planifiez votre mode de compilation de résultats qui détermineront des gagnants pour le golf et pour les concours.
• Déterminez la marche à suivre en cas d'égalité.

4. Établissez le genre de réception que vous désirez offrir à vos participants:

• Choisissez les menus brunch et dîner.
• Sélectionnez le vin.
• Établissez un plan de la salle de banquet.
• Décidez si vous désirez assigner les tables ou non.
• Établissez les activités pour la soirée (musique, animation, présentations...).

5. La vente de votre tournoi:

• Établissez le prix de vente du billet.
• Faites imprimer les billets incluant toutes les informations nécessaires:date, heures (brunch, golf, cocktail, souper), prix, lieu, adresse, numéro de téléphone. Vos billets devraient être numérotés et vous pourriez avoir besoin de coupons détachables. Nous vous suggérons aussi de faire imprimer les directions routières pour se rendre au club à l'endos du billet.
• Formez un comité de vente, nommez un président d'honneur.
• Assurez-vous d'une couverture médiatique, si nécessaire.

6. Autres points importants:

• Trouvez les cadeaux et les prix à remettre s'il y a lieu.
• Envoyez à tous vos participants les billets, l'horaire de la journée, l'heure du départ, la tenue vestimentaire acceptée au club et autres politiques particulières.
• Faites parvenir au club la liste de vos participants, les heures de départs et/ou le trou de départ de chaque quatuor.
• Confirmez avec le club, au moins deux semaines à l'avance, le nombre de golfeurs, de participants au souper et faites une révision du déroulement de la journée et de vos besoins.
• Préparer les cartes de pointage de vos participants.
• Évaluez la possibilité de remettre un cadeau à vos invités à la table d'accueil.

Nous aimerions souligner la précieuse collaboration du Club de Golf Cowansville pour la rédaction de ce petit guide.